IA para a papelada depois que um familiar morre: certidão, conta, inventário e o que tem prazo

Resposta rápida

A IA ajuda a organizar a papelada depois que um familiar morre em três frentes: montar a lista do que precisa ser resolvido, traduzir o juridiquês de cada documento e montar um calendário com os prazos. Ela não abre inventário, não assina nada e não substitui cartório nem advogado. Os prazos que mais pesam são dois: inventário aberto em até 2 meses (depois disso, muitos estados cobram multa sobre o ITCMD) e pedido de pensão por morte ao INSS em até 90 dias (depois disso, o valor só conta a partir do pedido). Use a IA para chegar no advogado e no cartório com tudo separado, e não para decidir o que fazer com o patrimônio.

Eu sou o Danilo Gato, fundador da CPDF (Comunidade Profissionais do Futuro - por Danilo Gato), e este é um tema que pede cuidado. Quem precisa dele está cansado, de luto e recebendo dez instruções contraditórias de dez pessoas. Por isso vou ser bem prático.

O que a IA faz bem nessa fase (e o que ela não deve fazer)

Faz bem:

• Transformar a bagunça de documentos numa lista organizada por tipo: bancos, imóveis, veículos, benefícios, seguros, contas de consumo.
• Explicar em português normal o que é certidão de óbito, espólio, inventariante, ITCMD, escritura pública e alvará.
• Montar um calendário reverso: dada a data do óbito, o que vence em 30, 60, 90 e 180 dias.
• Redigir a lista de perguntas para levar ao advogado ou ao cartório, para você não sair da reunião esquecendo o que queria saber.
• Conferir se você juntou os documentos que o cartório costuma pedir.

Não deve fazer:

• Dizer quem é herdeiro e quanto cada um recebe. Isso depende de regime de bens, existência de testamento e de filhos, e só um profissional olhando os papéis decide.
• Escolher entre inventário em cartório e inventário judicial.
• Calcular o imposto sozinha. O ITCMD é estadual, e as regras mudam de um estado para outro.

Um cuidado de privacidade: ao colar um documento no chat, apague CPF, número de conta e endereço, ou troque por “CPF do falecido”, “Conta 1”. A IA precisa do conteúdo, não dos números.

Que prazos existem depois de um falecimento?

Antes de qualquer tabela: os prazos abaixo são os que aparecem na legislação federal e nas fontes que consultei. Multas e alíquotas de ITCMD variam por estado, então confirme o número exato com o advogado ou com a Secretaria da Fazenda do seu estado.

Prazo	O que é	Por que importa
Logo nos primeiros dias	Registro do óbito no cartório de registro civil	Sem a certidão, nenhum banco, seguro ou órgão faz nada
90 dias do óbito	Pedido de pensão por morte ao INSS, para dependentes maiores de 16 anos	Dentro do prazo, o benefício retroage à data do óbito. Depois, vale só da data do pedido
180 dias do óbito	Mesmo pedido, para dependentes menores de 16 anos	Prazo maior, com a mesma lógica de retroagir
2 meses do óbito	Abertura do inventário e partilha (CPC de 2015)	Atrasar costuma gerar multa sobre o ITCMD, que em vários estados é de 10% e sobe para 20% em atrasos mais longos
Anual	Declaração de Imposto de Renda do espólio	O falecido continua a ter obrigações até a partilha. Confirme com o contador

A fonte que usei para o prazo e a multa do inventário foi o guia do escritório Barbieri Advogados sobre prazo para abrir inventário (2026), que trata do caso do Rio Grande do Sul. Em outros estados o percentual muda, por isso a tabela deve ser lida como ordem de grandeza. Sobre a pensão, o prazo de 90 dias e a exceção de 180 dias para menores de 16 anos constam nas matérias do Jornal Contábil sobre pensão por morte.

Passo a passo: como usar a IA na primeira semana

Passo 1. Monte a lista de tudo que precisa ser resolvido. Cole isto no ChatGPT, Claude ou Gemini:

“Um familiar meu faleceu no dia [data], no estado de [UF]. Eu era [grau de parentesco]. Monte uma checklist do que preciso reunir e resolver, separada em: documentos pessoais dele, bens (imóveis, veículos, contas), benefícios e seguros, dívidas e contas de consumo. Escreva em linguagem simples e marque o que é urgente. Não me diga quem herda o quê, só organize.”

A resposta vira sua lista de trabalho. Copie para uma planilha com as colunas: item, onde está o documento, quem resolve, prazo, status.

Passo 2. Peça o calendário reverso.

“A data do óbito foi [data]. Calcule as datas de 30, 60, 90 e 180 dias a partir dela e me diga, para cada uma, que providência costuma ter prazo nessa faixa no Brasil. Avise quando a regra variar por estado, para eu confirmar com um profissional.”

A parte útil desse prompt é a última frase. Ela obriga a IA a separar o que é regra nacional do que depende do estado, em vez de soltar um número com aparência de certeza.

Passo 3. Traduza cada documento que chegar. Quando o banco mandar uma carta pedindo documentos, ou o cartório entregar uma certidão, tire foto, apague os números pessoais e pergunte: “Explique este documento em 5 linhas, diga o que ele comprova e qual é o próximo passo que ele exige de mim.”

Passo 4. Descubra o dinheiro que ninguém lembrou. O Banco Central tem o Sistema Valores a Receber (SVR), em que herdeiros, inventariantes e representantes legais podem consultar valores esquecidos em nome de quem faleceu, usando CPF e data de nascimento. Peça para a IA montar o roteiro de consulta e uma lista de outros lugares onde costuma haver saldo: FGTS, PIS/Pasep, seguro de vida, previdência privada e cotas de consórcio. A IA sugere onde olhar. Quem consulta e resgata é você, com a documentação exigida.

Passo 5. Prepare a reunião com o advogado.

“Vou a um advogado de sucessões. Com base nesta lista de bens e familiares [cole um resumo sem números pessoais], escreva 10 perguntas objetivas para eu fazer, incluindo custos, prazo estimado e se cabe inventário em cartório.”

Quem chega com isso faz uma consulta de meia hora render o que normalmente levaria duas.

Como funciona o inventário em cartório e quando ele não serve?

Pela Resolução 35 do CNJ, o inventário pode ser feito em cartório, por escritura pública, quando todos os herdeiros são maiores e capazes, estão de acordo e há advogado acompanhando. A escritura serve como documento para registrar imóvel e para levantar dinheiro em instituição financeira. Se existir herdeiro menor ou incapaz, ou briga entre os herdeiros, o caminho costuma ser o judicial. A IA pode explicar essa diferença, mas quem confirma em qual das duas situações você está é o advogado, depois de ver os papéis.

O que acontece com a conta bancária e com o CPF?

Segundo a Lei 13.114/2015, os cartórios de registro civil comunicam os óbitos à Receita Federal e à Secretaria de Segurança Pública, e em regra o CPF e o RG são cancelados depois do registro. Bancos costumam bloquear a conta quando são comunicados, mas vale ligar em cada banco em que a pessoa tinha conta e confirmar, porque o bloqueio protege o espólio e evita movimentação indevida. Pergunte a cada banco qual documento ele exige para informar saldo aos herdeiros, e anote a resposta na planilha.

Posso usar IA para escrever cartas e requerimentos?

Pode, e é um dos melhores usos: carta de comunicação de óbito ao banco, à seguradora e à operadora de plano de saúde, pedido de cancelamento de assinaturas, requerimento de segunda via. Peça o rascunho, revise cada dado e envie pelo canal oficial com protocolo. Se o INSS ou uma seguradora negar algo, os guias da CPDF sobre como entender documentos do INSS e sobre recurso de benefício do INSS negado cobrem o passo seguinte.

E os documentos de serviço público e contratos do falecido?

Muita coisa acaba parada por falta de segunda via ou por contrato que ninguém leu. O artigo sobre IA para resolver serviço público mostra como pedir certidões e agendar atendimento, e o de IA para analisar contrato antes de assinar ajuda a ler aluguéis, financiamentos e assinaturas que ficaram no nome de quem se foi.

Qual o erro mais comum?

Esperar. A família deixa passar as primeiras semanas por luto, e quando vai ver o prazo de 2 meses já virou. A planilha do passo 1 existe para isso: alguém cansado consegue abrir uma lista pronta, mas dificilmente consegue montar uma do zero. Se você for a pessoa que organiza, passe o acesso para mais um parente. Se já passaram os prazos, não entre em pânico: peça a um advogado para avaliar a multa e a regularização, que muitas vezes tem solução.

Checklist final

• Certidão de óbito em várias vias.
• Lista de bens, contas e dívidas na planilha, sem dados sensíveis no chat.
• Pensão por morte pedida dentro de 90 dias, se houver dependente.
• Consulta no SVR do Banco Central feita.
• Consulta marcada com advogado de sucessões, com as perguntas do passo 5.
• Inventário aberto dentro de 2 meses, salvo orientação diferente do advogado.

Para ver como esse mesmo método funciona em outras rotinas de papelada da família, leia também IA para não perder prazo de documento.

Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica. Prazos, multas e alíquotas de ITCMD mudam por estado e por caso.