Licença de IA parada na empresa: como descobrir quem não usa, quanto custa e o que fazer

Resposta rápida

Para saber quantas licenças de IA a sua empresa paga e ninguém usa, você precisa de três números: quantos assentos foram comprados, quantos têm alguma atividade nos últimos 30 a 90 dias e quanto cada assento custa por mês. A conta é simples: assentos sem atividade multiplicados pelo preço mensal, vezes doze. O painel de administração da ferramenta entrega os dois primeiros números, normalmente com a data da última atividade de cada pessoa, e o financeiro entrega o terceiro. Com a lista na mão, você segue uma ordem fixa: avisar a pessoa, abrir uma janela curta de uso, tirar a licença de quem não voltou e realocar o assento para quem está na fila.

Este texto mostra como fazer isso passo a passo, usando como exemplo o relatório de uso do Microsoft Copilot, que é o mais documentado, e como adaptar o método para qualquer outra ferramenta de IA que a empresa tenha contratado.

Por que a licença de IA fica parada, e por que ninguém percebe

A compra de uma ferramenta de IA quase sempre acontece em bloco. Alguém da diretoria decide, o TI ou o financeiro compra um número de assentos, e a comunicação interna avisa que “a IA chegou”. Depois disso, cada assento vira uma cobrança mensal recorrente que ninguém revisita, porque o valor por pessoa parece pequeno perto do resto da folha.

O problema aparece quando você soma. Na pesquisa State of ITAM 2025 da Flexera, feita com 506 profissionais de TI no mundo inteiro, 35% dos respondentes disseram que o desperdício com SaaS aumentou no último ano. Só 59% acompanham ativamente o uso e 56% ajustam contratos e assinaturas ao tamanho real da necessidade. A visibilidade completa sobre a pilha de tecnologia caiu de 47% para 43% em um ano. Ou seja: o desperdício com software não é exclusivo da IA, mas a IA entra nesse cenário sem que o controle tenha acompanhado.

Na prática, licença de IA parada tem quatro causas comuns:

• Compra para o grupo errado. O assento foi comprado para um time inteiro, mas metade nunca tinha pedido a ferramenta.
• Ninguém ensinou a usar. A pessoa abriu uma vez, não viu utilidade e não voltou.
• Saída sem devolução. Quem deixou a empresa ou mudou de área continua com o assento ativo.
• Duplicidade. A pessoa paga, por conta própria ou pelo centro de custo, uma ferramenta parecida e deixa a oficial de lado.

Como saber quantas licenças estão paradas, na prática

O método vale para qualquer ferramenta, mas vou mostrar com a que tem documentação oficial mais completa: o relatório de uso do Microsoft Copilot no centro de administração do Microsoft 365. As informações abaixo vêm da página oficial da Microsoft sobre esse relatório.

Passo 1: abra o relatório. No centro de administração do Microsoft 365, entre em Relatórios, depois em Uso, e escolha Microsoft Copilot. Na aba Uso estão os números de adoção.

Passo 2: escolha a janela de tempo. O relatório pode ser visto nos últimos 7, 28, 90 ou 180 dias. Para caçar licença parada, a janela de 90 dias costuma ser a mais honesta, porque cobre férias, licenças e ciclos de trabalho mais lentos.

Passo 3: leia os três números do topo. O relatório mostra os Usuários habilitados (quem tem licença do Copilot), os Usuários ativos (quem tentou uma função iniciada por ele em algum app do Microsoft 365) e a Taxa de usuários ativos, que é a divisão dos ativos pelos habilitados. Essa taxa é o seu termômetro. Se ela está em 40%, seis em cada dez assentos não fizeram nada no período.

Passo 4: abra a tabela por pessoa. O relatório traz uma lista com a Data da última atividade (em UTC) de cada usuário. Ela indica a data mais recente em que a pessoa enviou uma mensagem ao Copilot no Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Edge ou no aplicativo do Copilot. Um detalhe importante da documentação: essa data fica fixa mesmo que você mude a janela de tempo do relatório. Então dá para achar quem não usa há seis meses mesmo olhando a janela de 7 dias.

Passo 5: exporte para planilha. O relatório permite exportar os dados para CSV. Na planilha, ordene pela data da última atividade e marque como candidatas as pessoas com mais de 60 ou 90 dias sem uso, além das que aparecem com a data em branco.

Três cuidados que a própria Microsoft registra e que evitam erro de leitura:

• Por padrão, os nomes das pessoas ficam ocultos nos relatórios de uso. Um administrador precisa habilitar a exibição de nomes de usuário para você conseguir cruzar com a lista de funcionários.
• A tabela por pessoa inclui quem teve licença em qualquer momento dos últimos 180 dias, mesmo que a licença já tenha sido removida. Antes de cobrar alguém, confirme se a licença ainda está atribuída.
• Em casos raros, a data da última atividade fica vazia. Isso acontece, por exemplo, quando a pessoa usou o Copilot em menos de 24 horas depois de receber a licença e nunca mais. Data vazia merece conferência, não é prova automática de que a pessoa nunca usou.

Em outras ferramentas de IA da empresa, o caminho muda de nome, mas a lógica é a mesma: procure no painel do administrador o relatório de uso ou de membros, veja se existe a data do último acesso de cada pessoa e exporte. Se a ferramenta que você contratou não mostra isso, essa é a primeira pergunta para o fornecedor na próxima renovação.

Quanto custa a licença parada: a conta que o financeiro entende

Com a lista de assentos sem atividade, a conta é uma multiplicação. A fórmula é:

custo anual parado = assentos sem atividade × preço mensal por assento × 12

Um exemplo hipotético, só para mostrar o cálculo: uma empresa com 200 assentos, taxa de usuários ativos de 55% e preço de R$ 150 por assento por mês. Os 45% parados são 90 assentos. Multiplicando 90 por R$ 150, dá R$ 13.500 por mês, ou R$ 162.000 por ano. Os números são inventados para ilustrar, troque pelos seus.

Lembre que muita ferramenta de IA é cobrada em dólar, com IOF e às vezes sem nota fiscal em reais, o que muda o custo real. Para fechar essa conta direito, veja o artigo sobre quanto custa a assinatura de IA em reais no Brasil.

Uma distinção que evita confusão: licença parada é diferente de assinatura clandestina. Aqui falamos de assento comprado pela empresa, oficial e ocioso. Quando o problema é gente pagando IA por conta própria, sem o TI saber, o assunto é outro, tratado em shadow AI nas empresas. Os dois problemas convivem na mesma empresa, e vale olhar os dois na mesma semana.

O que fazer com a licença parada: a ordem que funciona

Cortar licença de surpresa gera reclamação e, pior, faz a equipe desconfiar da ferramenta. A ordem abaixo evita isso.

1. Avise a pessoa, com prazo. Uma mensagem curta: “Sua licença de IA não teve uso nos últimos 90 dias. Se você quer manter, use até tal data. Se não, vamos passar o assento para outra pessoa.”
2. Ofereça ajuda antes de retirar. Muita gente não usa porque não sabe por onde começar. Uma sessão de 30 minutos com um caso real do trabalho dela resolve mais que qualquer comunicado. O artigo sobre por que a equipe não usa a IA que a empresa pagou detalha como destravar isso.
3. Dê uma janela curta de uso. Duas a quatro semanas bastam. Quem voltou a usar fica, quem não voltou sai da lista.
4. Retire a licença de quem não retornou. Registre a data e o motivo numa planilha, para não virar discussão depois.
5. Realoque o assento. Antes de comprar mais licenças, olhe a fila de quem pediu acesso. É comum a empresa ter gente esperando enquanto os assentos dormem em outra área.
6. Renegocie o contrato com o número real. Na renovação, leve a taxa de usuários ativos e reduza o número de assentos ao que realmente se usa. Se o plano permite ajuste no meio do contrato, faça já.

Se você está começando o processo agora, o plano de IA da empresa explica como funcionam os assentos nos planos corporativos, e isso ajuda a saber o que pode ser reduzido sem quebrar o contrato.

Como impedir que a licença volte a ficar parada

A revisão pontual resolve o problema de hoje. Para ele não voltar, três hábitos bastam:

• Revisão trimestral. Marque no calendário uma revisão a cada três meses, com a mesma planilha: assentos, ativos, parados, custo.
• Assento com dono. Cada licença tem uma pessoa responsável (o gestor da área), e é ele quem responde se ela ficar sem uso.
• Baseline de retorno. Sem uma medição do que a IA entrega, não dá para saber se um assento vale o que custa. O artigo sobre como medir o retorno da IA na equipe traz o baseline e as métricas que sustentam a decisão de manter ou cortar.

Perguntas frequentes

Quantas licenças de IA uma empresa costuma pagar sem ninguém usar?

Não existe um número universal confiável. O que os dados publicados mostram é que o desperdício com software é comum e crescente: na pesquisa da Flexera de 2025, 35% dos profissionais de TI ouvidos disseram que o desperdício com SaaS aumentou. O número da sua empresa só aparece medindo, e o relatório de uso da ferramenta é o caminho.

Onde vejo quem está sem usar o Microsoft Copilot?

No centro de administração do Microsoft 365, em Relatórios, Uso, Microsoft Copilot. A tabela por pessoa traz a data da última atividade, e o relatório pode ser exportado para CSV. Se os nomes aparecerem ocultos, é preciso habilitar a exibição de detalhes de usuário nas configurações dos relatórios de uso.

Por quantos dias sem uso uma licença deve ser considerada parada?

Não há regra oficial. Uma referência prática é 60 a 90 dias sem nenhuma atividade, ajustada para ciclos do seu negócio. Quem trabalha com fechamento trimestral, por exemplo, pode ter picos de uso e longos intervalos sem abrir a ferramenta, então vale olhar a janela de 90 ou de 180 dias.

Posso retirar a licença de alguém sem avisar?

Tecnicamente pode, mas não é recomendável. Avisar com prazo e oferecer ajuda evita a percepção de punição e recupera parte dos usuários. Retirar de surpresa costuma gerar pedido de reativação, retrabalho para o TI e desconfiança com a próxima ferramenta.

O que fazer se a ferramenta de IA não mostra quem usa?

Exija esse dado na próxima renovação. Enquanto isso, dá para estimar por métodos indiretos, como perguntar aos gestores de cada área ou fazer uma pesquisa curta de uso. É menos preciso, mas evita continuar pagando às cegas.

Conclusão

Licença de IA parada é uma torneira aberta que ninguém vê, porque cada assento custa pouco e a soma passa despercebida. O caminho é curto: puxar o relatório de uso, exportar a lista, calcular o custo anual dos assentos sem atividade, avisar as pessoas, dar uma janela de uso e realocar ou cortar. Feito uma vez por trimestre, esse ritual costuma pagar o tempo que toma.

Na CPDF (Comunidade Profissionais do Futuro - por Danilo Gato), o trabalho de treinamento com empresas começa justamente por esse ponto: antes de comprar mais ferramenta, entender quem já usa a que existe e por que os outros não usam.

Fontes: página oficial da Microsoft sobre o relatório de uso do Microsoft Copilot no centro de administração do Microsoft 365 (Microsoft Learn); Flexera, State of ITAM Report 2025 (divulgado em 18 de junho de 2025, 506 profissionais de TI).