Proposta comercial com IA: do briefing do cliente ao documen

Resposta rápida

Para fazer uma proposta comercial com IA, você não pede “faz uma proposta para o cliente X”. Você entrega à IA o briefing do cliente (a conversa, a reunião, o e-mail), pede que ela separe o que o cliente disse do que você supôs, monta o escopo em itens fechados, calcula preço e prazo a partir de uma tabela sua e só então escreve o documento. Você revisa quatro pontos antes de enviar: escopo (o que fica de fora), preço, prazo e premissas. Feito assim, uma proposta que levava a tarde inteira sai em 30 a 40 minutos, e o cliente aprova mais rápido porque encontra no texto as palavras dele.

Segundo o State of Sales da Salesforce, citado pela própria Salesforce Brasil, vendedores gastam cerca de 28% do tempo vendendo de verdade. O resto vai para tarefas operacionais, e escrever proposta é uma das maiores.

Eu sou Danilo Gato, fundador da CPDF (Comunidade Profissionais do Futuro - por Danilo Gato), e passo meus dias montando propostas para empresas que querem implantar IA. Este é o método que eu uso, com os prompts na ordem em que eu rodo.

Por que a proposta feita com um prompt só sai ruim?

O erro mais comum é colar o nome do cliente e pedir o documento completo. A IA entrega um texto bonito, com escopo genérico, prazo inventado e um preço que ela escolheu sozinha. O cliente lê e percebe que aquilo poderia ter sido enviado para qualquer empresa.

Uma proposta boa tem três características que o prompt único não consegue: usa o vocabulário do cliente, delimita o que está dentro e o que está fora, e amarra preço e prazo a premissas que você pode defender numa negociação. Por isso o processo é dividido em etapas, e cada etapa tem um resultado que você confere antes de seguir.

Etapa 1: o que o cliente realmente pediu?

Reúna tudo o que existe: transcrição da reunião, e-mails, mensagens de WhatsApp. Se for transcrição de reunião gravada, lembre de avisar o cliente (veja o que a lei pede para transcrever uma reunião). Depois rode este prompt:

Abaixo está o material bruto de uma conversa com um cliente em potencial.
Separe em quatro listas:
1. DITO PELO CLIENTE: problemas, metas e restrições, com a frase dele entre aspas.
2. NÚMEROS CITADOS: quantidade de pessoas, volumes, prazos, orçamento.
3. LACUNAS: o que eu precisaria saber para propor com segurança e não foi dito.
4. SINAIS DE RISCO: quem decide, concorrência, pressa, orçamento apertado.
Não invente nada. Se algo não foi dito, vai para LACUNAS.

[cole o material aqui]

O que mais vale aqui é a lista de lacunas. Ela vira as perguntas do seu e-mail de esclarecimento, e evita que a proposta carregue uma suposição escondida. Em quase toda proposta que montei, a lacuna era o orçamento ou quem assina o contrato.

Etapa 2: como transformar o pedido em escopo fechado?

Escopo vago é o que gera retrabalho e desconto no meio do projeto. Peça à IA que escreva o escopo em itens verificáveis:

Com base nas listas acima, escreva o escopo da proposta.
Para cada entrega, use este formato:
- Entrega: o que será feito, em uma frase
- Como o cliente confirma que está pronto: critério verificável
- Fora do escopo: o que esta entrega NÃO inclui
No final, liste 3 pedidos que o cliente provavelmente fará depois e que ficariam
fora do escopo, para eu decidir se cobro à parte.

O campo “fora do escopo” parece detalhe, mas é ele que protege seu tempo. Quando o cliente pedir “só mais um ajuste”, você aponta a linha do documento que ele mesmo aprovou.

Etapa 3: preço e prazo, calculados com a sua tabela

Aqui está a regra que mais importa: a IA nunca escolhe o preço. Ela calcula a partir da sua tabela de horas, de pacotes ou de valores por entrega. Se você não tem essa tabela, o primeiro passo é montá-la (uma planilha com cada tipo de entrega, horas estimadas e valor da hora já resolve).

Esta é a minha tabela de preços: [cole]
Estas são as entregas do escopo: [cole]
Calcule o valor de cada entrega e o total. Mostre a conta.
Calcule o prazo somando as horas e considerando 25 horas produtivas por semana.
Liste as premissas que sustentam o prazo (ex.: "cliente responde em até 2 dias úteis").
Se alguma entrega não existir na minha tabela, avise em vez de estimar.

Peça sempre para mostrar a conta. Se a IA apresentar o total sem as parcelas, você não consegue auditar, e a primeira pergunta do cliente (“por que esse valor?”) fica sem resposta. As premissas do prazo também entram no documento: elas são a sua proteção quando o cliente demora a aprovar o material.

Etapa 4: como escrever o documento com a voz do cliente?

Só agora você pede o texto. Entregue as listas das etapas anteriores e uma proposta antiga sua como modelo de formato:

Escreva a proposta comercial usando:
- as frases do cliente (lista DITO PELO CLIENTE) na abertura, para ele se reconhecer
- o escopo, o preço e o prazo exatamente como estão acima, sem alterar números
- o formato do modelo abaixo
Tom: direto, profissional, sem adjetivo de vendedor.
Abra com o problema do cliente em duas frases, não com a apresentação da minha empresa.

[cole um modelo seu]

A abertura faz diferença. A maioria das propostas começa com “somos uma empresa fundada em…”. A que funciona começa devolvendo ao cliente o problema que ele descreveu.

Antes de enviar: o que conferir?

A IA escreve bem, e é por isso que o erro passa batido. Estes são os quatro pontos que eu leio sempre, com a caneta na mão:

Ponto	O que procurar
Escopo	Alguma entrega que eu não prometi? Algo que o cliente pediu e sumiu?
Preço	A soma das parcelas bate com o total? Algum valor que não vem da minha tabela?
Prazo	As premissas estão escritas? O prazo depende de algo que só o cliente controla?
Dados do cliente	Nome, cargo e empresa corretos? Trecho de outro cliente que sobrou do modelo?

Se o material do cliente é confidencial, veja antes o que o NDA permite fazer com IA. E se a conversa for chegar ao assunto “você usou IA, então cobra menos?”, tenho um texto sobre como responder quando o cliente pede desconto por causa da IA.

A IA pode definir o preço da proposta?

Ela pode ajudar a organizar a lógica, mas a decisão é sua. Preço envolve margem, relação com o cliente e estratégia, informações que a IA não tem. O uso seguro é entregar a sua tabela e pedir o cálculo, como na etapa 3. Se você pedir “quanto devo cobrar?”, ela devolve uma média de mercado genérica, que não representa o seu serviço.

Posso mandar para o cliente o texto exatamente como a IA escreveu?

Não. Leia inteiro, ajuste o tom para o jeito que você fala com aquele cliente e confira os números linha por linha. O texto da IA é o primeiro rascunho. A responsabilidade pelo que está no documento é de quem assina.

Quanto tempo eu economizo de verdade?

Depende de quanto você já tinha de material organizado. No meu caso, a etapa 1 e a etapa 4 são as que mais encurtam, porque a leitura do material bruto e a redação do texto são o trabalho braçal. As etapas 2 e 3 continuam exigindo julgamento, e é bom que continuem. O ganho real vem de reaproveitar: depois da terceira proposta, a sua tabela de preços e o seu modelo já estão prontos e o processo roda quase sozinho.

O que fazer quando o cliente não deu informação suficiente?

Use a lista de lacunas da etapa 1. Mande ao cliente três ou quatro perguntas objetivas por e-mail antes de enviar a proposta. Uma proposta feita sobre suposição vira briga de escopo depois; uma pergunta a mais antes custa um dia e economiza semanas.

Como montar um modelo de proposta que a IA consiga reaproveitar?

Pegue a melhor proposta que você já enviou, aquela que fechou, e troque os dados do cliente por marcadores como [CLIENTE] e [PROBLEMA]. Guarde também a tabela de preços e a lista de premissas padrão. Com esses três arquivos, qualquer nova proposta começa pela etapa 1 e termina em menos de uma hora. Se você trabalha em equipe, vale transformar isso numa base de conhecimento da empresa para IA, para que todos os vendedores usem o mesmo modelo e a mesma tabela.

Para o time comercial que quer ir além da proposta, com lista de contatos, follow-up e CRM, o caminho está em IA no time comercial: enriquecer a lista, escrever follow-up e manter o CRM em dia.

Proposta comercial com IA: do briefing do cliente ao documento com escopo, preço e prazo